Objet et principes
Le terme - document - désigne ici tout ensemble d'informations portées sur un support physique (papier, calque, microforme, photo,) ou sous forme informatisée.
L'efficacité du système qualité n'est pas possible si l'on ne dispose pas en tout lieu où l'on a identifié une activité ayant une influence sur la qualité, des seuls - documents applicables - ou encore - lables - (exacts, A  jour, s'il y a lieu formellement - lidés -) A  tous les niveaux d'utilisation. C'est une règle fondamentale vérifiée par tout auditeur qualité. Ce but ne peut AStre atteint au moindre coût que grace A  la mise en place d'un système de gestion documentaire adapté aux activités concernées. Cette gestion est de plus en plus souvent informatisée.
Il est donc important de tenir A  jour - et de pouvoir présenter A  un auditeur qualité - une liste des documents applicables pour toute activité ayant une influence sur la qualité. Dans un organisme d'une certaine importance, on pourra regrouper les listes de plusieurs secteurs dans un -recueil des documents applicables- en constituant une arborescence méthodique (parfois appelé - catalogue méthodique des documents -). Cette liste peut AStre réduite A  une - liste des procédures applicables - ; chaque procédure fait alors référence aux documents applicables dans le cadre de cette procédure.
Contenu du manuel
Il convient de décrire, dans un chapitre - Maitrise des documents -, et en faisant référence A  des procédures, le système adopté pour :
- choisir, dans l'ensemble des documents concernés par l'activité, ceux qui ont une incidence sur la qualité ;

- créer, identifier et réviser les documents ;

- gérer leur mise en application et leur diffusion ;

- assurer leur archige.

Le manuel doit notamment préciser les dispositions prises pour élir et maitriser les procédures.

Nature et choix des documents A  maitriser
Lorsqu'on veut mettre en place un système qualité et rédiger un manuel qualité, il faut commencer par inventorier les documents existants et éluer leur importance pour la qualité pour construire la - pyramide des documents qualité- sur la base des documents appliqués - sur le terrain -.
Au niveau de la direction générale, ce sont les notes d'organisation et les diverses directives dont l'essentiel pourra prendre la forme de procédures générales. Au niveau des services et ateliers, les documents en usage devront AStre triés et formalisés - après avoir éliminé les documents inutiles ou périmés - pour constituer les procédures sectorielles et les divers documents opérationnels de la structure documentaire qualité.
Dans une entreprise industrielle, il ne faut pas vouloir -maitriser- ou, du moins - mettre sous forme AQ - tous les documents en vigueur, sous peine d'alourdir le système. Il faut faire la sélection des -documents qualité - en les classant par type (manuels, procédures, instructions, s qualité, spécifications, gammes, dessins, etc.) auxquels correspondront des règles spécifiques de présentation, d'approbation et de diffusion.
Il faut aussi considérer le cas des documents de liaison avec les clients et les fournisseurs en matière de qualité ainsi que la gestion du courrier correspondant.
Dans un organisme A  caractère administratif, la sélection des documents A  - formaliser sous AQ - est A  apprécier selon les circonstances : on commencera par le manuel qualité et les procédures La direction décidera de la suite.
Les résultats de ce trail d'organisation seront pris en compte dans une procédure de maitrise et de gestion des documents, élie au niveau de l'organisme ou bien A  celui des différents secteurs ou services, et auquel le manuel qualité fera référence.

Création et révision des documents qualité

On désigne en général par :

- rédacteur la personne ayant la responsabilité de rédiger un document qualité ;
- vérificateur la personne ayant, s'il y a lieu, la responsabilité de vérifier la qualité du document ;
- émetteur, ou approbation le service ou la fonction autorisée A  diffuser des documents pour application.
Ces actions sont formalisées par des visas sur les documents.
Dans le cas où c'est la fonction - assurance de la qualité - qui intervient, certains organismes portent par exemple sur le document l'un des visas suints :
- vérification AQ, ant le visa - émission - ou le visa - approbation -, ou bien,
- approbation AQ, après le visa - émission - (peut avoir l'inconvénient de faire approuver une autorité hiérarchique par une fonction qui lui est subordonnée).
Pour que le système qualité soit efficace, mais sans lourdeur, il convient, selon l'importance des actions concernées pour la qualité - ou par exemple selon l'importance pour la sécurité -, de limiter les visas au - nécessaire et suffisant -. Ainsi pour certains documents, s'il est utile de ne mentionner que les visas des deux personnes qui sont intervenues dans la tache ou sur le sujet matérialisé ou enregistré par le document :
- pour celui qui a effectué la tache ou a traité le sujet : visa - rédacteur -,
- pour le responsable hiérarchique qui a vérifié la tache ou qui donne son accord : visa - vérification - ou - émission - ou encore - approbation -, selon les cas.
A l'inverse, quatre visas peuvent AStre jugés nécessaires sur certains documents, mais il faut craindre que cela donne une image préjudiciable de formalisme excessif et surtout que certains visas donnés rapidement - pour la forme - n'apportent aucune - leur ajoutée - A  la qualité du document.

La ure 7.2 donne des exemples de présentation des visas.

Les dispositions adoptées doivent faire l'objet d'une ou de plusieurs procédures écrites auquel le manuel fera référence.
La révision des documents doit AStre effectuée dans les mASmes conditions et formalisée de la mASme faA§on. La nature du changement doit AStre précisée sur le document ou dans une annexe appropriée. Il est recommandé de préciser par un trait dans la marge l'emplacement de la modification faite.

Mise en application et diffusion des documents qualité

La mise en application d'un document est de la responsabilité de - l'émetteur -. L'émetteur est en quelque sorte le - propriétaire du document -. Il choisit le rédacteur et les vérificateurs et il est responsable du contenu et de la diffusion, mais pas de l'application qui en est faite, si cette application dépend d'une autre autorité, comme ci-après.

La lidation

Dans les cas où le document, dans son état applicable, est susceptible d'AStre utilisé pour plusieurs affaires, il peut AStre lidé pour une affaire par le responsable de cette affaire ; cette - lidation - signifie que les exigences spécifiées pour cette affaire sont satisfaites pour ce document ; elle - donne le feu vert - pour son utilisation et peut AStre formalisée par une mention complémentaire du type - bon pour exécution - ou - bon pour application A ..- avec visa correspondant.

Gestion de la diffusion

La diffusion est gérée par le service émetteur du document ou par un service d'archige. Elle peut AStre précisée sur le document lui-mASme ou effectuée au moyen d'un courrier, d'un bordereau de diffusion ou de mise en application visé par l'autorité concernée. Les destinataires sont précisés, soit sur le document lui-mASme, soit par note ou bordereau d'accomnement.

On distingue :

- la diffusion maitrisée (souvent dite - contrôlée - ou encore - gérée -) : en ce cas chaque document est diffusé avec accusé de réception et sa mise A  jour est assurée ; elle convient lorsqu'il y a lieu d'AStre sûr que les utilisateurs disposent des documents A  jour ;
- la diffusion non maitrisée, qui suffit notamment pour les documents diffusés seulement pour information.
Diffusion du manuel qualité et des procédures
Il est recommandé qu'elle soit faite par le Responsable Qualité aux différents responsables, en - diffusion maitrisée -, A  partir d'une liste tenue A  jour. Ces responsables doivent de la mASme faA§on répercuter la diffusion de ces documents dans leurs services et ateliers et s'assurer que seuls les documents A  jour sont en usage et que les documents périmés sont éliminés.
La collection complète du manuel et des procédures émis aux indices successifs est conservée plusieurs années (durée A  définir) par le Responsable Qualité.

Présentation et identification des documents
Tout document ayant une incidence pour la qualité doit AStre soigneusement identifié, numéroté, indicé et iné.
Il est souhaile d'adopter une présentation formalisée identique pour chaque type de document en mentionnant systématiquement :
- le type de document, (auquel correspond une forme spécifique de présentation),
- son titre,

- l'unité émettrice,

- un numéro d'identification chronologique,

- une date et un indice de révision.

Il est souhaile de faire urer ces indications sur toutes les es d'un document qualité important.
On fera en plus urer sur une des premières es les visas et indications éventuelles relatives aux modifications effectuées et aux conditions d'application.

élissement et maitrise des procédures

On se reportera au paragraphe 2.3 pour la définition d'une procédure, sa place et son rôle dans la série des documents qualité.
Les procédures (- écrites -, au sens des normes ISO 9000 ) constituent la documentation de base pour la mise en ouvre du système qualité, c'est-A -dire pour la ification et la maitrise des activités ayant une incidence sur la qualité. Elles doivent contenir avec le degré de détail nécessaire et suffisant la manière dont les différentes activités doivent AStre exécutées. Elles peuvent AStre complétées, s'il y a lieu et pour plus de détails, notamment techniques, par des documents tels que : instructions, modes opératoires, etc., auxquels elles font référence.
Comme pour le manuel qualité, les procédures doivent AStre élies en trail d'équipe et AStre claires et concises (la procédure idéale tient en une ou deux es !). Pour les détails techniques, elles doivent faire référence A  des instructions, modes opératoires et autres documents opérationnels détaillés.
Il est souvent efficace de commencer l'élissement d'une procédure en partant d'un - logigramme - résumant des actions et décisions successives, logigramme qui, intégré A  la procédure, en facilitera l'application sur le terrain.
En général la première des procédures est celle qui spécifie la manière d'élir une procédure, de l'approuver, de l'identifier, de la diffuser et de la mettre A  jour, afin que l'ensemble des procédures constitue un système cohérent et rigoureux couvrant l'ensemble des activités.
Une liste des procédures applicables (avec dates et indices de révision) doit AStre tenue A  jour. Un extrait (sans dates ni indices) peut AStre mis en annexe au manuel qualité.

Gestion des documents techniques

Dans certains organismes ayant notamment A  maitriser un grand nombre de documents techniques d'étude ou de fabrication, il convient de mettre en place une organisation centralisée de gestion des documents techniques. On trouvera ci-après des exemples de dispositions prises en ce sens.

Organisation

Un service -archives techniques et reprographie- centralise tous les documents techniques et est chargé :

- de la codification des documents,

- de l'enregistrement A  la réception,
- s'il y a lieu, de la formalisation des lidations ou approbations,
- du classement (documents en cours d'utilisation),

- de la diffusion,

- de l'archige (documents ayant cessé d'AStre utilisés).

Codification et enregistrement des documents

- Tous les documents techniques sont soumis A  une codification. Le service - archives techniques - tient un répertoire de la numérotation {cf. norme NF X 60-200) et donne un numéro au service émetteur.

- A la réception d'un document, l'archiviste :

» vérifie la forme du document, et son état (présentation, indices, dates et visas ),
» s'il y a lieu, appose les marques de lidation ou d'approbation en accord avec l'émetteur,
» enregistre le document,

» classe les originaux de référence.

Modification des documents techniques
- La modification d'un document technique est de la responsabilité du service émetteur de ce document, mais il est nécessaire qu'elle porte l'accord de tous les services ou de toutes les fonctions concernées par la modification, au moyen par exemple d'une fiche de modification. La ure 7.5 donne un exemple de fiche de modification pour un produit.
- L'archiviste vérifie que la modification a été faite en bonne et due forme, classe la fiche de modification avec le nouvel original de référence et annule l'ancien qu'il conserve aux archives.

Diffusion et consertion des documents techniques

La diffusion est définie par le service émetteur du document ; elle est organisée par l'archiviste qui doit connaitre en permanence le nombre et la destination des exemplaires A  diffuser (leaux de diffusion).
Les destinataires sont responsables de la non-utilisation ou de la destruction des exemplaires périmés et de la consertion des - documents lables - (c'est-A -dire A  la dernière édition) et de leur diffusion ultérieure :
- A  d'autres services internes,
- A  l'extérieur : fournisseurs, clients (responsabilité des services commerciaux ).

Archige
L'archige des documents doit assurer leur consertion dans les meilleures conditions de sécurité et en respectant les règles de la traA§abilité.
Il est prudent d'archiver un exemplaire de chaque document concerné (éventuellement sous forme de microfilm) dans un endroit isolé géogra-phiquement.
Les types de documents archivés, leur lieu et leur durée d'archige sont définis dans la procédure de maitrise et de gestion des documents.