Généralités
Le domaine concerné intéresse l'ensemble des fournitures de pronance extérieure A  l'organisme. Il est traité ac le concours des différentes fonctions de l'organisme (qualité, conception, production, achat,).
Contenu du manuel
L'obtention de la qualité en approvisionnement est liée A  la maitrise des relations client-fournisseur qui repose, au niau des différentes fonctions de l'organisme, sur :
- l'expression complète et précise des besoins,

- le choix des exigences correspondantes,

- l'évaluation et le choix des fournisseurs,

- la passation des commandes,

- le suivi des commandes qui peut, s'il y a lieu, nécessiter une surillance des fournisseurs.
Le manuel qualité décrit l'organisation mise en place dans cet esprit et les dispositions correspondantes (procédures, documents ou formulaires applicables). Il précise le rôle joué par la fonction qualité dans ce domaine.

Expression des besoins et choix des exigences

C'est par la définition des besoins et le choix des exigences que commence la maitrise de la qualité.

Les besoins

élir comment et par qui ou dans quels documents :

- sont identifiés les besoins ;

- sont définies les exigences techniques pour le produit ou la prestation traduites en général sous forme de spécifications et dessins ou de cahiers des charges (pour des exigences complexes assorties de niaux d'appréciation, on pourra faire une analyse fonctionnelle en se référant A  la norme NFX 50-l51);
- sont choisies les exigences de contrôle qualité et d'assurance de la qualité ;
- est défini en conséquence le partage des responsabilités entre le client et le fournisseur en ce qui concerne :
» les modes et niaux de contrôle (autocontrôle, inspections et essais A  effectuer s'il y a lieu en cours de fabrication, conditions de réception),
» les documents d'enregistrement des résultats,

» la fourniture d'un - assurance qualité -,

» la répercussion des exigences et des responsabilités sur les sous-contractants du fournisseur.

Le choix des exigences d'assurance de la qualité

Les exigences d'assurance de la qualité peunt AStre :
- Pas de clause contractuelle d'assurance de la qualité (si le risque de non-qualité est négligeable ou si la certification du produit suivant la norme NF EN 45011 - marque NF par exemple - apporte une confiance suffisante).
- Choix d'un modèle normalisé pour l'assurance de la qualité (dans l'ordre croissant des exigences), en référence A  la norme NF EN 29000 (ISO 9000) : » Modèle 3 : NF EN 29003 (ISO 9003) : A  utiliser lorsque le contrôle final
- contrôle final seulement - suffit pour démontrer la qualité
(et lorsque la confiance ne peut pas AStre apportée par la certification du produit) ;
Modèle 2 : NF EN 29002 (ISO 9002) : A  utiliser lorsque le contrôle final - de la fabrication A  la livraison - ne suffit pas et lorsque la four-
niture ne comprend pas de conception ou de déloppement * ; Modèle 1 : NF EN 29001 (ISO 9001) : A  utiliser lorsque la fourniture - de la conception A  la livraison - comprend de la conception ou du
déloppement * ; - Choix d'exigences d'assurance de la qualité spécifiques A  la fourniture considérée, obtenues par modulation des modèles normalisés indiqués ci-dessus ou au contraire, adjonction d'exigences complémentaires (relatis aux logiciels, A  la sûreté de fonctionnement, etc.).
La démarche conseillée pour le choix d'un modèle est illustrée et précisée par l'arbre de décision de la ure 10.1.
La démarche adoptée dans cet esprit sera décrite succinctement dans le manuel qualité ou sera explicitée dans une procédure A  laquelle le manuel fera référence.

évaluation et choix des fournisseurs

Le choix des fournisseurs résulte d'une prospection préalable et d'une sélection fondée sur l'évaluation de leur aptitude A  respecter la qualité requise, ainsi que les délais et les prix, et de la maintenir dans le temps. Le manuel qualité aura A  préciser comment est effectué ce choix (A  noter que plusieurs fournisseurs peunt AStre retenus pour un mASme produit).

Le manuel qualité devra répondre aux questions suivantes :

- Qui est responsable de la prospection préalable ?
- Qui est chargé et suivant quelles dispositions de la phase d'évaluation préalable et ensuite du système d'évaluation continue du fournisseur ?
- Qui décide du choix d'un fournisseur ?
Le manuel qualité précisera, pour les approvisionnements, la répartition des missions et responsabilités entre la fonction production (responsabilité du produit), la fonction qualité (direction, service ou correspondant qualité) et le service achat.
L'évaluation

L'évaluation concerne en général:

- la capacité du fournisseur A  répondre A  toutes les exigences techniques, de délai et de prix,
- son aptitude A  définir et mettre en ouvre un système qualité approprié qui lui permettra de garantir ses engagements.
Les éléments d'évaluation sont notamment :
- des documents descriptifs de l'organisation du fournisseur :
» manuel qualité, qualité relatif A  la fourniture considérée,
» questionnaire d'évaluation préliminaire rempli par le fournisseur (on pourra utiliser le - questionnaire-type d'évaluation préliminaire d'un fournisseur - de la norme X 50-l68, ou s'en inspirer) ;
- la connaissance, le cas échéant :
» des résultats de la surillance de la qualité de prestations antérieures,
» de l'évolution historique de la politique qualité suivie par l'équipe dirigeante du fournisseur,

» d'évaluations connues par ailleurs,

» d'acceptations ou d'agréments par des organismes reconnus (SIAR, par exemple),
» de certification par tierce partie de son système qualité (AFAQ, par exemple),
» de certification par tierce partie du produit considéré (Marque NF, par exemple) ;
- les résultats d'un audit qualité complémentaire, décidé si les éléments d'évaluation connus sont incomplets.
Il est recommandé de rassembler ces éléments d'évaluation dans un dossier ou fichier tenu A  jour.

Le choix et l'agrément

Le choix du fournisseur est une décision prise au vu des éléments qualité
résultant de la démarche d'évaluation exposée dans ce qui précède. Il peut
s'agir :
_ soit du choix - au cas par cas - pour une commande déterminée,
- soit du choix d'un fournisseur inscrit sur une liste de fournisseurs

- acceptés -, - agréés - ou - qualifiés -.

L'acceptation, l'agrément ou la certification du fournisseur sont en général formulés pour une durée déterminée précisée dans le manuel qualité, dans une procédure, ou contractuellement (selon la spécificité de la fourniture). Cet agrément peut AStre retiré en raison de résultats défavorables, ou reconsidéré en cas de modifications importantes de la nature des produits ou de leurs spécifications.
L'agrément est en général limité aux critères relatifs au système qualité et A  la qualité technique. D'autres éléments sont A  prendre en compte pour le choix : délais, assises financières, etc. (on peut aussi, par principe, inclure le respect des coûts et délais dans l'ensemble des critères de qualité).

élissement des commandes

En fonction de l'importance de l'organisme et de son organisation (centralisée ou décentralisée) le manuel qualité, ou une procédure référencée dans celui-ci, devra répondre aux questions suivantes :
- qui est responsable de l'élissement de la commande, et sur quels critères d'information {cf. ci-dessus : besoins, choix des exigences, éléments d'évaluation, nécessité ou non d'un agrément ou d'une certification) ?
- comment sont insérées les exigences en matière d'assurance de la qualité ?
- quelle est la procédure éntuelle de circulation interne de la commande (dans le but notamment de vérifier que les exigences relatis A  la qualité répondent bien aux besoins du destinataire de la commande et aux règles internes A  l'organisme) ?
- quelle est la diffusion (interne et externe) des commandes émises ?

Suivi, surillance et réception

Le suivi des commandes, la surillance des fournisseurs et les conditions de réception des fournitures peunt prendre des formes très dirses en fonction de la nature des fournitures (produits en catalogue ou répétitifs, fournitures complexes ou A  risque non négligeable) et des relations contractuelles ou de partenariat. Les dispositions prises en ce sens dépendent :
- s'il y a lieu, de la confiance en la qualité connue du produit pour l'usage prévu (produit certifié par droit d'usage, par exemple) ;
- des conditions contractuelles d'exécution, de suivi et de réception de la fourniture, qui peunt varier en fonction de la confiance enrs le système qualité du fournisseur (cf. norme ISO 9004-l, A§ 9.4).
Le manuel qualité décrit les dispositions appliquées dans les différentes situations existantes (ou fera référence aux procédures correspondantes). Il explicitera notamment les points suivants :
- conditions de réception pour les produits en catalogue - ou répétitifs -par le fournisseur ou A  la livraison ;
- conditions de suivi et éntuellement de surillance pour les produits complexes ou sensibles :
» contenu du assurance qualité, exigé s'il y a lieu: points de convocation d'un inspecteur du donneur d'ordre sur le lieu d'exécution (points d'arrASt), modalités d'attestation des contrôles ou vérifications, documents soumis A  accord préalable du donneur d'ordre,
» suivi de l'identification des produits (traA§abilité),
» suivi du traitement des écarts (traitement des non-conformités, dérogations) ;
- nature des contrôles A  la réception (contrôle A  100 %, par échantillonnage);
- règlement des différends liés A  la qualité ;
- enregistrements relatifs A  la réception, nécessaires A  la démonstration de la qualité (comprenant notamment la justification des décisions prises lors du traitement des non-conformités).
Les conditions de suivi ou de surillance de l'exécution de la fourniture et de réception du produit fini doint AStre précisées contractuellement en fonction du partage des responsabilités prévues entre le client et le fournisseur.
Plus les relations client-fournisseur tendent rs un vérile partenariat, basé sur des relations de confiance mutuelle, plus la surillance du fournisseur et le contrôle A  la réception des fournitures peunt AStre allégés dans l'intérASt commun des partenaires. Il est souhaile de faire apparaitre ces considérations dans la rédaction du manuel.