Elle permet d'éliminer les candidatures contre-indiquées et de sélectionner les candidats qu'il convient de receir en entretien. Cette élimination se fait sur la base d'une grille d'analyse rigoureuse élaborée A  partir du profil du poste. Toutes les candidatures (lettres et curriculum vitae adressés par les candidats) sont ainsi analysées selon les mASmes critères. Cette présélection sur dossiers peut AStre complétée par une seconde présélection A  l'aide d'un entretien téléphonique.

Une présélection efficace et réussie est celle qui us permet de receir un minimum de candidats en entretien et de trouver parmi ceux-ci celui qui va AStre en adéquation avec le poste.
Jusqu'A  cet instant, dans ce processus que nous ans qualifié de processus de gestion de l'information, us avez défini et organisé des informations qualifiantes sur tre besoin. A€ partir de maintenant us allez recueillir, analyser et donc gérer des informations fournies par des candidats en les ant en permanence A  tre besoin.
La lettre de candidature et le C.V. sont le premier acte de communication d'un candidat en direction d'un employeur. Ils visent A  mettre un certain nombre d'informations A  la disposition du recruteur, A  lui donner la possibilité d'air une première perception du candidat et A  l'inciter A  donner suite A  la candidature en conquant la personne en entretien.
A réception des lettres et C.V., la priorité est d'effectuer un tri et d'éliminer les candidatures qui ne correspondent pas au besoin. Ce tri est réalisé sur la base d'une grille de présélection.
La lettre de candidature a pour rôle, au-delA  de celui d'accomner le C.V., de faire ressortir les motivations du candidat pour le poste. Le C.V. apporte des renseignements sur l'état civil du candidat, son niveau de formation et son parcours professionnel.
La présélection doit permettre de départager les candidatures en trois catégories :
- les (+) qui sont les candidats qui ont franchi positivement toutes les étapes de la grille de présélection ;
- les (+/-) pour lesquels certaines interrogations subsistent;
- et les (-) dont la candidature ne correspond pas aux critères essentiels retenus.
Une grille de présélection bien structurée doit, quelle que soit la personne qui analyse les candidatures, sélectionner les mASmes candidats dans chacune des trois catégories.
L'analyse des dossiers de candidature est devenue extrASmement difficile en raison de la possibilité donnée aux personnes en recherche d'emploi de se procurer quantité de livres sur le sujet et de participer A  des stages proposés par divers organismes. Ils ne sont plus le reflet de la personne, mais le résultat d'une construction artificielle réalisée avec des professionnels.

élir une grille de présélection

Comme nous l'ans équé précédemment, il nous faut, A  partir de cette étape du recrutement, air un tamis identique pour toutes les candidatures reA§ues de faA§on A  engager le processus de prise de décision avec des données ables. La meilleure manière d'y parvenir, et la plus efficace, est de batir une grille de présélection utilisée pour toutes les candidatures quelle que soit la filière suivie.
Cette grille de présélection comporte trois rubriques qui concernent :
- l'analyse de la lettre de motivation,

- l'analyse du C.V.,

- les questions A  poser au candidat.

La préparation de cette grille comporte deux phases :

- la première comprend un certain nombre de questions que l'on est en droit de se poser sur tout dossier de candidature;
- la seconde découle du profil du poste que us avez construit.
Toutes les questions doivent AStre formulées de sorte que la réponse ne puisse AStre formulée que par - oui - ou par - non -. Ce sont des questions que l'on qualifie de questions fermées. Par exemple : A-t-il plus de vingt-six ans ? Est-il diplômé d'une école de commerce ? A-t-il un brevet de compilité ? A-t-il au moins dix ans d'expérience dans l'horticulture ?

Les questions standard A  se poser sur une candidature
Elles se subdivisent en deux rubriques : les questions sur la lettre dite de motivation et celles sur le C.V. Elles portent sur deux niveaux : le fond et la forme.
Les questions de base concernant toute lettre de motivation sont :
» Est-elle bien présentée ? Sa présentation est-elle cohérente avec le niveau du poste ? En effet, le niveau d'exigence dans la présentation de la lettre n'est pas le mASme selon le niveau du poste proposé. On ne demandera pas A  un magasinier la mASme qualité qu'A  une secrétaire ou A  un ingénieur. A€ ce propos, rappelons que les règles en vigueur A  observer par les candidats veulent que la lettre soit manuscrite et le C.V. dactylographié. L'analyse de la présentation porte sur la lisibilité, le cabulaire, l'orthographe, la mise en e et le respect des règles de correspondance.
» Est-elle ciblée sur l'offre d'emploi et l'entreprise ? Il n'est pas rare de receir des lettres standard. Certains candidats rédigent une lettre parfaitement banalisée (dans le meilleur des cas elle est recopiée, mais très souvent simplement photocopiée) qu'ils adressent tous azimuts. Cette pratique, compréhensible en raison du parcours du combattant que représente dans certains cas une recherche d'emploi, n'en est pas moins une information intéressante sur la qualité de ce premier acte de communication émanant du candidat.
» Les motivations qui émergent de la lettre sont-elles cohérentes avec le poste proposé ? Un candidat qui mentionne dans sa lettre comme-seule motivation - de se rapprocher de son domicile - est-il réellement centré sur l'adéquation entre ses capacités et le poste proposé ? Un candidat qui écrit qu'il recherche un travail en équipe et une bonne ambiance, alors que c'est un poste dans lequel il va AStre complètement seul, a-t-il des motivations cohérentes avec tre poste ?
» Les prétentions salariales sont-elles mentionnées ? Sont-elles cohérentes avec celles envisagées ?

Les questions de base A  se poser concernant le C.V.
» Le C.V. est-il clairement présenté (ordre et précision) ?
» Est-il accomné d'une photo (surtout si cela a été précisé dans l'annonce) ?
» Est-ce que je peux reconstituer entièrement son cursus scolaire et sa carrière ?
» Est-ce que les dates données sont précises et cohérentes ?
» Est-ce que le détail de chacun des postes tenus m'apporte une information minimale sur le contenu du poste et les compétences que la personne devait mettre en œuvre ?
» Est-ce que les noms des entreprises dans lesquelles la personne a été employée sont mentionnés ?
» Est-ce que je peux identifier sa situation actuelle ?
» Par convention, la plupart des candidats mentionnent leurs loisirs ou centres d'intérASt, cela n'a aucune pertinence dans la présélection.

Les questions découlant du profil de poste
Le profil de poste ayant défini précisément les caractéristiques recherchées, il est possible d'en extraire tous les éléments que l'on peut objectivement vérifier dans le C.V. d'une personne. Il faut donc reprendre le profil de poste et sélectionner ces éléments. Les plus fréquents sont l'age, le niveau de formation, l'expérience professionnelle et certaines compétences.

Les questions apparaissant h la lecture du dossier de candidature
La lecture du dossier adressé par le candidat déclenche un certain nombre d'interrogations. En effet, la présélection est le moment où us décortiquez une candidature. Notez au fur et A  mesure de l'analyse les interrogations déclenchées par la lecture de la lettre et du C.V. Ces interrogations sont souvent intéressantes en tant que regard complémentaire porté sur le candidat. Elles us seront également très utiles, soit pour approfondir la présélection par téléphone, soit au cours de l'entretien.

Reprenons nos exemples.

Exemple 1 : Webmaster
L'offre d'emploi étant diffusée sur Internet, il n'y aura pas de lettre manuscrite et de C.V. au sens classique du terme. Nous devrons nous contenter d'un C.V. quelque peu standardise, bien que les candidats commencent A  soigner davantage la présentation de leur courrier électronique d'accomnement. Toutefois les règles de la présélection, bien que moins fines, restent valables.
Nous allons pouir vérifier : le niveau d'études, la formation multimédia et son niveau, l'existence d'une première expérience en tant que webdesi-gner ou webmaster et la qualité et la pertinence des informations fournies.
Exemple 2 ; Assistant(e) juridique dans un cabinet d'acats
Quelles sont les données que nous allons pouir vérifier dans la lettre et le C.V. ? L'age, l'expérience, le bilinguisme et la pratique de Word, (ir grille de présélection)
Exemple 3 : Chargé(e) de mission dans une comnie d'assurances
Les données A  vérifier nt AStre : le niveau d'études (minimum Bac + 2), l'age (minimum 26 ans), une première expérience dans la vente, l'expérience dans la vente de services ou de produits financiers (+), l'esprit de synthèse dans la lettre, un sair-faire informatique (+), le permis de conduire, le sair faire informatique (+). (ir grille de présélection)
Exemple 4 : Chef d'atelier dans une unité d'extrusion de matières plastiques
Les données relatives au profil pouvant AStre vérifiées sont : le BTS A  dominante mécanique ou électrotechnique, l'expérience industrielle dont au moins cinq ans comme agent de maitrise, une première approche des qualités rédactionnelles, les connaissances en gestion de production, ordonnancement, métrologie et techniques de qualité, (ir grille de présélection)
Lorsque tre grille de présélection est réalisée, il us suffira de la photocopier en autant d'exemplaires que de candidatures reA§ues et d'amorcer ainsi la sélection des candidats en us appuyant sur des bases solides.

Sélectionner les candidats A  receir en entretien

De cette analyse rigoureuse des candidatures us allez ressortir :
- des candidats qui ont des + partout : ceux-lA  sont A  conquer en entretien car ils répondent aux critères retenus;
- des candidats qui ont des - dans les rubriques constituant des éléments indispensables pour tenir le poste. Leur candidature est donc A  éliminer, les rubriques représentant des + n'étant pas éliminatoires;
- des candidats pour lesquels us avez des points d'interrogation car us n'avez pas l'information pour cocher + ou '. Dans ce cas, contactez le candidat par téléphone afin de compléter tre grille, sans pour autant le conquer, mais en lui expliquant bien que us avez de nombreuses candidatures et qu'il us manque quelques informations pour compléter son dossier.

Affiner la présélection par un entretien téléphonique

Dans le recrutement pour un poste impliquant des qualités relationnelles, ou s'il us reste de nombreux candidats A  conquer A  l'entretien, il est intéressant d'affiner sa présélection par un entretien téléphonique. Vous pouvez donc parfaitement contacter les candidats afin de déterminer en première approche s'il possède des qualités relationnelles de base et commencer A  vérifier quelques caractéristiques mentionnées dans tre profil. Il ne s'agit que d'un approfondissement de tre présélection, aussi soyez clair sur l'objectif de l'appel. Ne us laissez pas influencer par le candidat qui naturellement, dès l'élissement d'un contact avec un employeur potentiel, n'a qu'un objectif: obtenir un rendez-us.
Aussi, prenez les mASmes précautions oratoires que lorsqu'il us manque des informations pour compléter tre présélection : il ne s'agit pour I instant que de compléter son dossier. Afin de garder tre disponibilité pour écouter le candidat, préparez A  l'avance les questions que us lui poserez. Ce sont des questions ou des aspects particuliers A  écouter pour compléter tre information par rapport au profil et celles que us avez notées au fur et A  mesure de l'analyse du dossier de candidature qu'il est possible d'aborder par téléphone.

Reprenons nos exemples.

Exemple 1 : Webmaster
Toujours en partant du profil du poste, demandez-us : quelles sont les caractéristiques qu'il est possible de vérifier par téléphone ? Dans ce cas us pouvez us centrer sur les qualités de contact, l'écoute, la capacité de synthèse, l'intérASt pour l'activité de l'entreprise, la localisation géographique, et les raisons de son changement de résidence si la personne n'est pas de Strasbourg, sa réelle motivation pour le poste. Cela us donne bon nombre d'informations complémentaires qui us aideront A  décider si us devez conquer la personne en entretien.
Exemple 2 : Assistant(e) juridique dans un cabinet d'acats
Pour ce poste us pouvez orienter tre attention et tre collecte d'informations sur l'aisance verbale en franA§ais et en anglais, une première approche de l'amabilité.
Exemple 3 : Chargé(e) de mission dans une comnie d'assurances
Ce poste de chargé(e) de mission est plus complexe. Vous allez pouir commencer A  valider en première approche son aisance verbale, ses aptitudes A  AStre synthétique et A  convaincre. Vous pourrez également vérifier s'il a la possibilité de suivre une formation en alternance sur Paris pendant une année, s'il n'a aucune condamnation A  son actif et s'il est ou non sous le coup d'une clause de non-concurrence.

Exemple 4 : Chef d'atelier - revAStement -

dans une unité d'extrusion de matières plastiques
Dans ce cas, peu de caractéristiques peuvent AStre validées lors d'un entretien téléphonique. Il sera possible de se centrer, pour air une première approche du candidat, sur des compléments par rapport au C.V. axés sur une pratique en ordonnancement, métrologie et techniques de qualité.
L'important dans cette deuxième présélection est d'AStre bien clair sur ce que l'on recherche en s'appuyant sans cesse sur le profil du poste. Par exemple, si us recrutez un aide-comple, la qualité ou la non-qualité de sa communication au téléphone ne doivent pas intervenir dans s critères; en revanche, la précision de ses réponses et le sens du détail seront plus pertinents. Si us recrutez une personne pour un service - Publicité -, des réponses de style non conformiste peuvent AStre intéressantes.
On ne conque jamais un candidat dans le doute en se disant : - On ne sait jamais, sa candidature est peut-AStre plus intéressante qu'il n'y parait -. Il est confirmé que c'est rarement le cas. Je tiens A  rappeler qu'une candidature est ou non intéressante par rapport A  un profil et jamais en soi. Un recrutement ne consiste pas A  évaluer une personne pour elle-mASme, mais uniquement pour son adéquation A  un poste déterminé.

Conquer A  l'entretien

Vous avez sélectionné des candidats que us souhaitez receir en entretien pour poursuivre l'analyse de leur candidature et us allez les conquer. Cette concation se fait le plus souvent par téléphone. Un point important, auquel peu de recruteurs pensent, est de demander au candidat d'apporter copie de ses diplômes, certificats de stages, certificats de travail et tout autre document qui lui semblerait utile pour étayer sa candidature.
Les documents et informations qu'il est possible de demander A  un candidat sont soumis A  certaines règles. Ils doivent air un lien direct avec l'emploi, ce qui est le cas des documents précités. Vous ne pouvez pas demander, par exemple, le dossier scolaire de la personne qui est considéré comme un document A  caractère personnel. En revanche, us pouvez demander un relevé de notes us permettant de connaitre le niveau du candidat dans les matières qui ont un lien direct avec l'emploi proposé. En ce qui concerne le casier judiciaire (extrait nA° 3), us ne pouvez le réclamer que s'il y a un rapport avec l'activité proposée (manipulation de fonds, par exemple).
Demander ces documents A  un candidat comporte plusieurs avantages. Le premier est que bon nombre de candidats qui ont apporté quelques - aménagements et embellissements - A  leurs C.V. ne se présenteront pas A  l'entretien ou bien seront tenus de s'expliquer. Le deuxième démontre la rigueur de s méthodes de recrutement. Les candidats pressentant tre niveau d'exigence nt réagir en conséquence. Le troisième avantage est l'apport d'informations sur un candidat. Entre un candidat auquel il manque une partie des documents, qui, de plus, les remet de faA§on désordonnée, et un candidat qui remet un dossier complet et rangé chronologiquement, quelles informations sur la personne en déduisez-us ? Quatrième avantage et non des moindres, cela us permet de er ces données avec les informations mentionnées dans le C.V. Et, enfin, un dernier intérASt est de découvrir les documents complémentaires que les candidats auront apportés. Certains ajoutent leurs dernières feuilles de paye ce qui démontre le souci de transparence de la personne; des mémoires ou rapports de stage, ou encore des lettres de leurs précédents employeurs. Tout acte d'un candidat qui fournit spontanément des informations complémentaires est révélateur de - qui il est et comment il fonctionne -.

Informer des réponses négatives

Il est souhaile, par respect pour les candidats qui us ont écrit et attendent une réponse, ainsi que pour l'image de tre entreprise, d'informer les personnes dont les candidatures ne sont pas retenues. Car us qui recrutez, n'oubliez jamais qu'une personne qui recherche un emploi se trouve dans deux situations possibles : soit elle a un emploi et désire en changer, soit elle est en recherche d'emploi et tous les matins elle va ouvrir sa boite aux lettres avec beaucoup d'espoir et d'anxiété.
Il n'est pas toujours facile, selon le nombre de candidatures reA§ues et tre charge de travail, de répondre A  toutes les candidatures éliminées. Sachez qu'il existe des - ateliers protégés - qui effectuent la partie matérielle de ce travail pour des coûts très raisonnables. Vous pouvez trouver leurs coordonnées dans le Minitel. Les ateliers protégés sont des organisations qui emploient des personnes handicapées.
Enfin, n'oubliez pas de mettre une dose d'humanité dans tre courrier.