Tout marché est passé pour satisfaire un besoin. Il importe, préalablement A la passation du marché, que ce besoin soit bien défini, dans sa nature (aspect qualitatif) et dans son étendue (aspect quantitatif). Ceci est surtout vrai lorsqu'il y a adjudication ou appel d'offres, car les candidats n'ont pas la possibilité de cerner le besoin par approches successis, alors que, dans un marché négocié, la définition du besoin peut se modifier au cours des négociations afin d'optimiser le rapport qualité/prix. Le Cahier des Clauses Techniques Particulières est en général le document qui définit la nature des besoins ; leur étendue (nombre d'objets A commander, par exemple) est sount fixée par le Cahier des Clauses Administratis Particulières.
Dans les grandes Administrations ou les grands élissements publics, plusieurs Services participent A la définition des besoins et A la rédaction des documents qui les traduisent en termes contractuels, techniques ou administratifs : Service utilisateur. Service technique, Service des marchés. Nous allons voir les rôles de chacun d'eux, mais les limites sont parfois floues, et dépendent de l'organisation et des moyens des Services.
Rôle du Service utilisateur
Le Service utilisateur évalue les besoins en termes opérationnels, fixe les résultats A obtenir, le calendrier correspondant, et sount aussi le budget maximum A consacrer A l'opération. Par exemple, le Service scolaire d'une Commune a besoin d'une noulle école de tant de classes, dans tel quartier, pour la rentrée prochaine ; il dispose pour cela de tel budget. Ou bien l'état-Major de la Marine nationale a besoin de tant de radars, ayant telle portée sur telle cible, pour équiper ses batiments, A telle échéance, dans le cadre d'un budget donné.
Rôle du Service technique
Le Service technique, s'il dispose de moyens propres, commence par examiner si les besoins peunt AStre satisfaits par ces moyens (ou éntuellement les moyens d'un autre Service), ou au contraire s'il faut faire appel A un fournisseur ou A un entrepreneur privé. Nous nous placerons dans cette dernière hypothèse.
Le Service technique entreprend alors la rédaction des spécifications de la fourniture ou des travaux, qui formeront le Cahier des Clauses Techniques Particulières (C.C.T.P.) du futur marché. Si les besoins sont simples, le rôle du Service technique est très réduit, voire nul A ce stade : le C.C.T.P. peut se réduire A la définition des besoins telle qu'elle a été formulée par le Service utilisateur. Si, au contraire, ils sont complexes, cette définition générale en termes de résultats A obtenir s'avère le plus sount insuffisante : il faut d'une part entrer dans les détails, et d'autre part entrer parfois dans les moyens A mettre en oeuvre pour obtenir les résultats fixés. La qualité de la fourniture, et sa "durabilité" peunt dépendre en effet étroitement des moyens mis en oeuvre, des matériaux utilisés, des méthodes de contrôle employées tout au long de la chaine de fabrication ou du chantier. Tout ceci doit donc AStre spécifié.
Cependant, si sount une spécification en termes de résultats n'est pas suffisante, elle reste nécessaire, car en définiti c'est le résultat qui compte ; et ceci interdit d'imposer dans le détail les moyens A utiliser. En effet, si le fournisseur est ligoté par l'obligation d'utiliser des moyens imposés, il ne peut AStre rendu responsable du résultat obtenu. Il y a une juste mesure A respecter entre l'obligation de moyens et l'obligation de résultat ; elle est parfois délicate A apprécier, et certains
marchés sont déséquilibrés A cet égard, ce qui peut AStre source de litiges.
Par ailleurs, dans le cas d'un marché passé après appel A la concurrence, une description trop détaillée, et trop rédigée en termes de moyens, de la fourniture, risquerait de fermer le champ des fournisseurs possibles, voire de le réduire A un seul, comme cela s'est vu, si la description du produit A approvisionner coïncide ac celle d'un produit fabriqué par ce fournisseur.
Rôle du Service des Marchés
A ce stade, le rôle du Service des Marchés est double ; il doit d'abord rédiger la partie non technique des documents d'adjudication ou d'appel d'offres (ou, en cas de marché négocié, des documents qui serviront de base A la consultation et A la négociation) ; ces documents se présentent sount comme le cadre du Cahier des Clauses Administratis Particulières du futur marché, qui sera complété par les candidats en réponse A l'appel d'offres, ou au cours de la négociation.
Mais le Service des Marchés doit aussi iller A ce que les spécifications élies par le Service technique ne contiennent pas de clauses superflues ou orientées rs tel ou tel type de matériel, qui, sans apporter de garanties supplémentaires quant aux performances ou A la qualité de la fourniture, seraient de nature A limiter la concurrence. Le Service des Marchés joue ici un peu le rôle de gardien du Code ; il cherche A obtenir la fourniture au meilleur prix, préoccupation qui passe parfois au second dans les Services techniques, qui ont tendance A traiter ac des fournisseurs qu'ils connaissent bien parce qu'ils en ont été satisfaits dans le passé. D'autres considérations interviennent aussi parfois pour restreindre la
concurrence : c'est le cas, par exemple, lorsqu'il est important de ne pas multiplier les types de matériels sous peine de rendre très difficile la formation des utilisateurs, ou la gestion du parc de pièces de rechange. Il faut trour un équilibre entre ces exigences contradictoires, et c'est le rôle du Service des Marchés d'essayer de faire pencher la balance, dans toute la mesure du possible, rs l'ourture maximum de la concurrence.
C'est pourquoi les Entreprises qui n'ont pas encore traité ac l'Administration et qui souhaitent se faire connaitre ont intérASt A s'adresser aux Services utilisateurs et aux Services techniques, mais aussi aux Services des Marchés, qui illeront A ce que ces Entreprises soient consultées en cas de besoin, mASme si les utilisateurs et les techniciens sont quelque peu réticents A l'idée de traiter ac une Entre-irisé qu'ils ne connaissent pas.
