La démarche appelée Valeo Collective Memory (VCM) du Groupe Valeo s'articule autour de la
stratégie de valeur que nous avons appelée -efficacité communicationnelle-2. Valeo est un Groupe industriel indépendant entièrement focalisé sur la conception, la fabrication et la vente de composants, de systèmes intégrés et de modules pour les automobiles et poids lourds. Valeo se classe parmi les 10 premiers équipementiers mondiaux et compte parmi ses
clients les plus grands constructeurs d'Amérique du Nord, d'Europe et d'Asie. Le Groupe, qui a réalisé un chiffre d'affaires de 10 milliards d'euros en 2001, emploie 70 000 collaborateurs dans 25 pays avec 143 sites de production, 53 centres de Recherche et Développement et 10 centres de distribution.
Le Groupe est organisé selon une structure décentralisée en 10 Branches opérationnelles, et plus de 185 Divisions autonomes, une par ligne de produits ou système. Une onzième Branche est dédiée au marché de la distribution.
La mission de Valeo est la satisfaction
du client, qui assure la croissance renle du Groupe A court et A long terme. L'organisation et
le management de Valeo évoluent constamment afin de répondre aux attentes d'un marché toujours plus exigeant. Le Groupe consacre actuellement plus de 619 millions d'euros, soit 6 % de son chiffre d'affaires, A la Recherche & Développement3.
La particularité du management et d'organisation de Valeo réside dans la culture d'
entreprise dite -les Cinq Axes-. Ceux-ci, intitulés -implication du personnel-, -système de production-, -innovation constante-, -intégration des fournisseurs- et -qualité totale- définissent de manière précise les modes et les principes de fonctionnement ainsi que des règles de pilotage associées. La démarche VCM qui s'inscrit pleinement dans la
philosophie des Cinq Axes définit les règles de fonctionnement et les outils permettant d'améliorer de manière globale et A l'échelle de toute l'entreprise la qualité et l'efficacité des échanges de
communication et des connaissances (pour les origines de la démarche, voir l'encadré chapitre 10).
Les objectifs clés
VCM s'inscrit pleinement dans une volonté d'amélioration de la performance au travers de l'organisation de gestion et de la diffusion des connaissances accumulées dans le Groupe. Dans un secteur très fortement concurrentiel, il n'est plus envisageable de refaire deux fois la mASme chose, tout comme il n'est pas pensable que l'on perde du temps A chercher une information, A la valider ou A la faire expliquer car elle manquerait de pertinence ou de consistance.
De mASme, une entreprise mondiale de la taille de Valeo ne peut se permettre de ne pas garantir le mASme niveau de qualité de service (et donc d'information) A tous ses clients quel que soit l'endroit du globe où ils trouvent. Et, il ne s'agit pas ici uniquement de l'information technique, mais de tout type d'information qu'une entreprise délivre A ses clients mais aussi A ses fournisseurs, partenaires, interlocuteurs, etc.
Les objectifs de VCM visent donc A mémoriser ce qui est pertinent, partout dans l'entreprise et ce tous métiers confondus, et faire en sorte que ce qui est mémorisé soit toujours utile, accessible et A jour, mASme si la personne qui a contribué A créer l'information a changé entre temps d'activité ou de fonction.
L'atteinte de cet objectif majeur se traduit alors par une grande fluidité d'information, des gains de temps très importants dans la recherche et la production de l'information, mais aussi des gains de temps dans la conduite des projets et la réalisation des taches métiers, du fait d'une large exploitation des meilleures pratiques, des guides et conseils que les uns proposent aux autres.
L'organisation VCM
Lancé en 2001 sur plusieurs sites pilotes et pleinement déployé au premier semestre 2002, VCM est doté d'une organisation spécifique comprenant des rédacteurs, des responsables de contenu, et des Knowledge leaders. Ces acteurs s'appuient sur des méthodes rigoureuses d'élaboration et de contrôle des informations. Tout le savoir-faire accumulé dans l'entreprise est recueilli, mis en forme puis mis A la disposition des acteurs du groupe, en respectant des règles de sécurité et de protection définies en fonction de la nature de l'information.
Dans l'organisation VCM, le responsable de contenu {content manager) a la charge d'une application, de son contenu et de sa conformité avec l'environnement VCM. C'est également lui qui récupère les statistiques obtenues grace aux différents comptages pour vérifier que sa base est bien lue et corrigée. Il contrôle, valide ou fait valider tous les documents soumis par son réseau des rédacteurs.
Le rédacteur (writer) rédige les documents, c'est-A -dire qu'il rend la
connaissance accessible A d'autres. Chaque document fait objet d'un codage par mots clés, référencés dans le glossaire VCM, permettant ainsi une orientation de faA§on efficace vers les personnes concernées. Les documents sont rédigés de préférence en anglais, la langue de
communication du Groupe. Un rédacteur peut choisir d'écrire dans une autre langue, mais, quelle que soit la langue utilisée, tout texte doit AStre accomné d'un titre et d'un résumé en anglais.
En définissant son profil avec attention (via le bouton -my profile-), le lecteur (reader) s'assure de recevoir l'information exacte dont il a besoin. Il peut contribuer A la mise A jour des informations contenues dans un document en proposant des corrections A l'aide du bouton -user feedback-.
S'il n'intervient pas sur l'élaboration du contenu, le -VCM leader-, nomme par la Branche, Division ou site, fait ure d'ambassadeur de la mémoire collective de Valeo. Il exerce une double fonction : d'une part, il vérifie que les règles VCM sont bien respectées ; d'autre part, il assure le lien entre les responsables de contenu, rédacteurs et lecteurs, définit les besoins de son organisation, et développe l'état d'esprit Kinesys de partage des connaissances.
Les fonctions clés de VCM
Dès qu'il allume son ordinateur, l'employé (ou le lecteur) se connecte au portail VCM. A€ partir de la e d'accueil, divisée en trois fenAStres, il peut consulter son courrier électronique, lire les dernières nouvelles du Groupe et des Branches dans ValeOnLine (portail de la Communication interne, complété par les informations Branche), ou découvrir des informations ciblées qui lui sont adressées automatiquement. L'accès aux documents s'effectue soit par la méthode -push- où l'information est poussée vers l'utilisateur, soit par la méthode -pull-, où l'utilisateur va chercher lui-mASme les informations dont il a besoin.
VCM offre aussi la possibilité de corriger ou critiquer les documents, de se former en ligne (e-learning), d'assurer la reconnaissance automatique de l'utilisateur (et de ce fait la sécurité de l'ensemble), de faire transiter automatiquement les documents pour validation notamment (workflow), d'effectuer un ensemble des comptages afin de consolider les données sur le trafic et les consultations etc.
De plus, une interface particulière permet d'assurer
la communication avec les clients et fournisseurs extérieurs au travers d'un navigateur Internet standard. Dans ce cas, les personnes habilitées mais néanmoins extérieures A la Société ont accès A des informations ciblées et filtrées.
L'ensemble de ces fonctions s'appuie sur une architecture Lotus Notes /Domino et l'utilisation d'un navigateur Interne, ces outils ayant été déployés dans l'entreprise avant le lancement de la démarche VCM.
Une première conclusion
La démarche Valeo est exemplaire dans tous ses aspects. C'est une démarche d'emblée globale, conA§ue et déployée A l'échelle du Groupe et de tous ses métiers. Elle bénéficie du soutien constant de la Direction et constitue un soutien pour la mise en œuvre des axes stratégiques du Groupe. Elle est cohérente avec les outils de management et de pilotage déjA en place chez Valeo ainsi qu'avec la culture du Groupe. Les points pré-cités sont capitaux - nous le savons A ce stade du livre - A la réussite de la mise en place durable du management des connaissances.
Par ailleurs, une démarche telle que VCM permet de s'interroger sur les axes de progrès possibles dans des sphères dédiées encore largement A des -cols blancs-, et en particulier dans la sphère de la communication. Et, il s'are que les champs de progrès possibles sont beaucoup plus importants qu'on ne le pense : l'organisation de la communication et de l'utilisation des outils qui la sous-tendent.
