Ce cas met en scène trois acteurs : le fournisseur de service (société de nettoyage), le responsable d'une agence (Crédifor) et le nouveau responsable des achats de la société Crédifor.
Il s'agit de renégocier un contrat dans un contexte nouveau du fait de l'arrivée du nouveau responsable des achats.
On alertera les participants au cas sur :

- la nécessité d'une bonne analyse des rapports de force;

- la réflexion concernant la marge de manouvre ;
- la qualité de l'argumentation A  préir côté fournisseur pour convaincre le nouveau responsable des achats.

1. Modalités

Faire trois équipes : chacune aide l'acteur A  préparer sa stratégie et son argumentation.

Le cas est enregistré en vidéo.

Le groupe témoin visualise le cas en direct (préir trente minutes). Le debriefing se fait en grand groupe avec les acteurs.
Le formateur distribue le scénario de départ (tronc commun) et les rôles A  chaque équipe.

2. Scénario de départ

La Société Crédifor rassemble 600 personnes sur 5 sites en province (Centre, Bourgogne, Rhône-Alpes, Midi-Pyrénées, Aquitaine). Le siège est A  Lyon (250 personnes). Elle exerce une activité de service (crédit et conseil aux entreprises). Claude est le (la) responsable des achats d'un service centralisé nouvellement créé. Chaque site rassemble 50 A  100 personnes et occupe des bureaux (600 m2 environ) dans des immeubles en centre ville. Le (la) responsable du site de Bordeaux (70 personnes) fait appel aux services de la société Propnet depuis trois ans pour assurer l'entretien des bureaux (700 m2) situés dans un immeuble récent (occupation du rez-de-chaussée pour l'accueil des clients et du premier étage).
Au mois de décembre, un mois avant le renouvellement éventuel du contrat, Claude prévient Dominique, le (la) responsable du site, qu'il (elle) va venir rediscuter avec Propnet le contrat (auparavant, avant la création du service Achats centralisé, Dominique avait en charge la discussion du contrat avec le fournisseur Propnet).
L'entretien aura lieu A  trois. Propnet est prévenu de la rencontre avec Claude, le (la) responsable des Achats au siège.

3. Rôle de Dominique, responsable du site
Vous tenez absolument A  garder un fournisseur local. Vous savez par la rumeur que Claude a été approché (e) par une firme nationale pour un contrat global. Vous aimeriez cependant garder la maitrise de cette prestation.
Malheureusement, us savez que Propnet a essuyé quelques difficultés - techniques - cette année :

- qualité contestée du nettoyage des vitres;

- désordre sur les bureaux (objets et documents déplacés suite au nettoyage) , corbeilles non vidées (oublis) ;

- absences répétées d'un des équipiers du nettoyage.

Vous AStes prASt(e) A  renouveler le contrat mais il faut des engagements clairs d'amélioration. Vous savez qu'A  2287 a,¬ HT ils sont un peu chers (sûrement plus qu'un prestataire national).
Certes, la surface de s locaux a doublé l'an dernier (700 m2 au total maintenant) et Propnet avait accepté que le contrat passe de 1 448 a,¬ HT/350 m2 A  2287 a,¬ HT/700 m2. Mais us us AStes informé (e) de la concurrence et us savez qu'on peut trouver prestation identique A  moindre prix, surtout que la qualité laissait A  désirer cette année.
Vous seriez donc prASt(e) A  rencontrer une nouvelle jeune société locale de nettoyage qui us a sollicité (e) par téléphone si cela ne s'arrangeait pas.

4. Rôle de Claude, responsable des achats du siège
Vous avez pris en charge le démarrage du service - Achats - centralisé. Vos objectifs :
- diminuer le nombre de fournisseurs;

- diminuer de 10 % en deux ans la masse des achats.

Vous avez été approché (e) par une firme nationale de nettoyage qui us a fait une proposition globale pour les cinq sites (9147 a,¬ HT/men-suel).
Jusqu'A  ce jour, chaque site traitait avec des sociétés régionales (lonté politique déjouer la sectiune - locale -).
Le cas de Bordeaux se présente A  us. C'est le premier A  traiter. Les autres suivront au cours des 6 mois A  venir. La décision doit AStre prise pour le renouvellement (15 janvier). On est en décembre.
Vous savez que l'affaire a été traitée depuis 3 ans A  2287 a,¬ HT/mensuel avec Propnet et qu'il y a eu quelques problèmes de qualité en cours d'année.

5. Rôle de Propnet

Depuis trois ans, us assurez le nettoyage des bureaux de Crédifor A  Bordeaux (700 m2 sur deux niveaux dont 200 m- d'espace ouvert aux clients en rez-de-chaussée).

Le contrat porte sur :

- le nettoyage quotidien (18h30-20h30) des bureaux;
- l'entretien de l'environnement (chaque mois, nettoyage approfondi des moquettes, des murs et des meubles) ;
- le vidage des poubelles ;
- la supervision des locaux (extinction des lumières, contrôle des appareils en marche, climatisation, photocopieur, etc.).
Une équipe de deux personnes effectue ce travail sous la responsabilité d'un chef d'équipe - lant - (supervision intermittente).
Vous avez une bonne relation avec Dominique, le (la) responsable du site. Le contrat a été renouvelé chaque année. Le forfait s'élève A  2287 a,¬ HT par mois (frais de personnel et produits). Vous avez dû consentir un gros effort l'an passé quand la surface a doublé (contrat initial A  1448 a,¬ HT pour 350 m'2, ramené suite A  négociation l'an passé A  2 287 a,¬ HT pour une surface doublée sur deux niveaux).
Vous savez qu'une Direction des Achats a été créée chez Crédifor.
Vous espérez obtenir une augmentation de s tarifs (2439 a,¬ HT/ mois). Vos arguments :
- utilisation d'une nouvelle machine performante A  nettoyer les moquettes ;

- arrosage des tes intérieures (souvent en mauvais état) ;

- renforcement de la supervision chef d'équipe.
Au pire, us pouvez renouveler le contrat A  2287 a,¬ HT mais assorti d'un accord pour deux ans.
NB : la Société Propnet est en pleine expansion dans le Sud de la France (Midi-Pyrénées, Languedoc-Roussillon). L'année a été marquée par des investissements et l'embauche de personnel nouveau d'origine étrangère. Propnet a un de formation ambitieux (cours de langue franA§aise, formation technique sur les produits, etc.) afin de relever le niveau de qualité des prestations qui a un peu baissé ces derniers temps.
Vous rencontrez Claude ainsi que Dominique, tre interlocuteur (trice) du site de Bordeaux.