Comme pour n'importe quel autre bien (une iture, un appareil mécanique), un fichier peut se détériorer et demande un entretien régulier. Une bonne maintenance permet A  l'entreprise d'utiliser ainsi son budget d'affranchissement au plus juste. Un écart de 10 % sur de mauvaises adresses (NPAI) peut se traduire par une dépense de plusieurs dizaines de milliers de francs en frais postaux. Autant les placer sur de la conception de nouveaux messages ou l'amélioration du site !

I - La réparation des erreurs de saisie
La maintenance détecte automatiquement certaines erreurs en vérifiant par exemple la validité des codes postaux par rapport aux bureaux distributeurs ou en supprimant la saisie de plusieurs entreprises du mASme nom (exemple : SOCOTEC et SARL SOCOTEC).

II - La vérification de chaque opération sur la base

A€ dates fixes, le responsable de la base de données récapitule toutes les interventions qui ont été effectuées, les valide ou non en fonction de leur pertinence. Cette vérification a pour but le contrôle du respect des procédures.
L'accès A  la base de données doit AStre impérativement protégé par un ou plusieurs mots de passe. Chaque responsable ou intervenant sur cette base peut air son propre mot de passe, qu'on appelle la signature informatique. Cette clé ouvre tout ou partie des programmes. L'avantage de cette solution est qu'elle désigne sans ambiguïté les seules personnes devant travailler sur la base (au lieu d'un simple mot de passe commun qui n'identifie personne et pose un problème de sécurité).
Les différentes sauvegardes, appelées - back-up - en langage informatique, des fichiers sont strictement nécessaires. Elle doivent AStre faites A  intervalles régu-liers selon un schéma bien défini puis AStre stockées en des lieux protégés.
La maintenance comprend également l'ajout de nouvelles fonctionnalités au
fur et A  mesure des améliorations des logiciels. C'est la garantie d'une base de

données claire et facilement exploile.

III - La mise A  jour du fichier

D'elle dépend l'avenir de tre base de données qui vieillira A  vue d'ceil si us ne us en préoccupez pas.
C'est un travail contraignant qu'il faut organiser et ifier. Une bonne base de données enregistre comme un oscillographe les comportements des clients afin de mieux les comprendre et d'anticiper sur des offres futures en collant au plus près de leurs préoccupations, de leurs goûts, de leur situation familiale et financière.
C'est A  partir des besoins d'utilisation de la base de données que les mises A  jour sont effectuées. Des mises A  jour avec trop d'enregistrements pénaliseraient la maniabilité de la base, A  l'inverse trop peu d'informations entraveraient les actions de l'entreprise. Le juste milieu sera trouvé en fonction de la stratégie de l'entreprise, en tenant compte des coûts de saisie et de stockage.

Les mises A  jour A  effectuer doivent tenir compte de :

- retours postaux (NPAI),

- changements d'adresses annoncés,

- réponses commandes,

- non-réponses commandes ou refus,

- nombre d'appels téléphoniques,

- délai de paiement des clients,

- option de paiement (sectiune Bleue Visa).
Comme pour toute saisie, ces mises A  jour, régulièrement tenues, peuvent AStre réalisées en interne par le ou les services concernés, directement ou par fiches centralisées en lot, ou sous-traitées A  des sociétés prestataires, souvent délocalisées.
Les différents types de champs d'une base de données influencent la nature de la mise A  jour.

En ici quelques-uns :

- champs fixes : nom, adresse, date de naissance, RIB ;
- champs variables : objectifs de chiffre d'affaires par an, CA réalisé ;
- compteurs : nombre de commandes par an, nombre d'articles par commande ;
- toe : inscription d'une variable (oui/non) face A  un nom de client (telle offre spécifique a été ou non adressé A  un client et il y a ou non répondu, farablement ou défarablement) ;
- arrivée de la compilité : commandes, nombres d'articles, quantités, montant global de la facture ;
- arrivée de la logistique : adresse de livraison, jour de livraison, montage éventuel ;
- arrivée du service après-vente : nombre d'appels, nombre de déplacements, type de pannes ;
- atifs : par recoupement, les clients sont-ils abonnés A  telle revue, clients eux-mASmes d'une autre société dans un domaine identique au vôtre ;
- champs calculés : la fréquence des commandes et leur nombre sur l'année de manière A  déterminer une moyenne.
Le type de système d'information de l'entreprise est d'autant plus important que, en cas de non compatibilité entre l'informatique de gestion et l'informatique marketing, des doubles saisies seront nécessaires, hélas ! Pensez-y au moment de l'installation informatique ou de son renouvellement et veillez A  ce que la conuration retenue puisse us offrir le maximum de possibilités et de facilités.